Klantcase: Zorgscherm voor Zorgkoepel West-Friesland

Maria: “Bijna elke HAP heeft de Vcare Walldisplay. Toen ik hier kwam wisten ze nog niet van deze functie af. De Walldisplay werd het eerste wat ik introduceerde, zonder data weet je immers niet waar je op moet sturen. Door de Walldisplay kregen de triagisten een overzicht van hoe druk het was en wat er gebeurde. De andere belangrijke algemene informatie stond op het whiteboard. Hierop schreef de coördinerend triagist het rooster, maar ook opmerkingen en nieuwsberichten. Dit moet anders kunnen dacht ik, want het liefst had ik het rooster en de nieuwberichten op een scherm net zoals de Walldisplay. Daarom vroeg ik me af of een integratie tussen Vcare en Zorgscherm mogelijk was.

Deze vraag heb ik bij Zorgscherm en Vcare neergelegd. Samen hebben ze dit heel goed opgepakt. Er werden snel beslissingen gemaakt. Door de korte lijntjes tussen ons, Zorgscherm en Vcare werd alles meteen afgestemd. De realisatie van de integratie ging ook snel waardoor we er niet heel lang op hoefden te wachten. Sinds de integratie live is gegaan gaat het fantastisch. We zijn van ons grote whiteboard af, wat veel ruimte scheelt. Daarbij scheelt het leeswerk, want niet elk handschrift is even leesbaar. Omdat de data live is zijn veranderingen meteen zichtbaar.”

Vanuit Vcare hebben we ervoor gezorgd dat onze Walldisplay naadloos geïntegreerd kan worden met Zorgscherm. Bij Vcare werken we alleen maar met beveiligde verbindingen, de uitdaging zat hem dus in het veilig beschikbaar maken van de Walldisplay. Door middel van een unieke URL met token kan de Walldisplay op het Zorgscherm veilig weergegeven worden.

Niels de Kok, Product Owner bij Vcare:  “Het is eigenlijk een hele leuke integratie. Het was laagdrempelig om te organiseren. De communicatie met Zorgkoepel West-Friesland en Zorgscherm was makkelijk en prettig, waardoor we deze integratie goed konden realiseren. Dat we binnen korte tijd zo’n integratie kunnen realiseren toont aan hoe flexibel wij zijn als organisatie. Door onze in-house ontwikkelaars hoeven we het niet uit te besteden en hebben we zelf de controle.”

Aan de kant van Zorgscherm bleek het een redelijk eenvoudige integratie. Vanwege het open platform en de universele URL die Vcare aanlevert was het een ongecompliceerde integratie. De uitdaging zat hem in het samenstellen van het product. In plaats van informatie in de wachtkamer moest urgente informatie te zien zijn die bijna constant in beeld is. Daarom zijn we op zoek gegaan naar de beste manier om dit weer te geven.

Jorg Huizinga, Accountmanager bij Zorgscherm: “Toen Maria het idee kreeg om de Vcare Walldisplay te laten zien op het Zorgscherm werd ik meteen enthousiast. Ik vond het gaaf want ik zag de toegevoegde waarde ervan in dus namen we contact op met Vcare. Zo hoopten we te kunnen voldoen aan de vraag van Maria. De samenwerking ging meteen soepel. De technische aspecten waren geen groot struikelblok, onze diensten integreerden naadloos. We hadden samen veel expertise en kennis in huis om tot een goede oplossing te komen.”

Zorgscherm in eigen stijl

Maria: “De integratie werkt goed. De Walldisplay is lang te zien op het scherm en wordt dan kort afgewisseld met het rooster en de nieuwsberichten. Omdat je het zelf in kan stellen kan je er van alles aan toevoegen. Wat ik prettig vind is dat ik ook een eigen Walldisplay kan maken met eigen logo. Hierdoor sluit het aan op onze huisstijl, waardoor het uiterlijk ook overeenkomt met een Zorgscherm in onze wachtkamer. Op dit moment staat er een scherm in de triageruimte, maar we willen er waarschijnlijk ook een in de rustruimte. Daar willen we wat andere dingen op laten zien. De mogelijkheid om content aan te passen en te rouleren is heel fijn. En het is ook nog eens verschrikkelijk makkelijk!

Dankzij de combinatie van de Walldisplay en Zorgscherm lopen de triagisten minder naar het whiteboard. Uiteindelijk gaat het ons ook veel tijdswinst opleveren omdat we niet handmatig het rooster en de nieuwsberichten op hoeven te schrijven. Het digitaal aanleveren van de content geeft ook rust.

Vermindering van werkdruk

Door het Walldisplay zijn medewerkers nu snel op de hoogte terwijl het ook rust brengt. De triagisten kijken niet meer naar hun eigen wachtrij omdat ze de actieve wachtrij in hun scherm inklappen. Op het grote scherm is nog steeds de wachtrij te zien, maar omdat ze er niet constant mee geconfronteerd worden kunnen ze afstand nemen. Dit verlaagt de werkdruk en kan zelfs leiden tot minder uitval. Ik zag dat wanneer onze wachttijden toenamen onze triagegesprekken minder goed werden. Triagisten voerden gehaaste gesprekken om de patiënten zo snel mogelijk te helpen. Dat leidde er toe dat ze minder goed scoren op de audit. Nu hebben onze triagisten allemaal de audit behaald. Hoewel ik niet met zekerheid kan zeggen dat dit door de integratie komt is het natuurlijk een geweldig resultaat. Met behulp van Vcare en Zorgscherm is onze werkdruk verlaagd en is het aantal handelingen verminderd. Onze triagisten kunnen nu doen waar ze voor zijn aangenomen: het uitvoeren van triage.

Onze triagisten moesten wel even wennen aan de digitalisering. Ze hebben immers jaren op de oude manier gewerkt. De felle kleuren op het scherm waren lastig, maar na een paar dagen waren ze hier ook aan gewend. Uiteindelijk zijn ze er juist heel erg blij mee. Er is namelijk wat gebeurd, er is verandering en het is zichtbaar gemaakt. De triagisten weten wat ze zien. In hun eigen scherm is de wachtrij actief naar beneden gezet, wat ze rust geeft. Verder hebben wij ook het geluid en gerinkel van de telefoon uitgezet. Nu hebben we alleen het geknipper van de Walldisplay aanstaan. Per medewerker worden er zelfs meer telefoongesprekken behandeld dan eerst. Hiermee hebben we dus eigenlijk de rust voor een goed gesprek gecreëerd. Deze rust helpt ons om tijdens de gesprekken het protocol te volgen, wat er weer voor zorgt dat de gesprekker sneller gaan en beter gaan.

Wat we nu kunnen is nog maar de start. We kunnen gaan standaardiseren, de noodscenario’s tonen, 1 keer per maand wat langs laten komen. Je kan er echt een fantastisch programma van maken. Wij zijn dan ook heel erg tevreden. Als andere HAP’s komen kijken en dit zorgscherm zien denk ik dat ze het meteen aan zouden schaffen.”