Privacyverklaring

Voor de Verwerkersovereenkomst, klik hier

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 08-12-2023

Deze privacy- en cookieverklaring is van toepassing op onze website www.vcareconnect.nl en alle diensten van Vcareconnect B.V. (hierna te noemen Vcare). Vcare vindt een goede en transparante omgang met persoonsgegevens erg belangrijk. In deze privacyverklaring leggen wij graag uit hoe wij met persoonsgegevens omgaan en welke rechten en plichten hieruit voorkomen.

Wie is verantwoordelijk?
Vcare is de ‘Verwerkingsverantwoordelijke’ in de zin van de AVG voor de verwerking van persoonsgegevens voor de gegevensverwerkingen zoals beschreven in deze privacyverklaring. Dit betekent dat Vcare bepaalt welke persoonsgegevens er worden verwerkt, hoe dat gebeurt, voor welke doeleinden en voor hoe lang de gegevens worden bewaard. Voor zover Vcare verwerker is en een andere partij verwerkingsverantwoordelijke is, wordt dat in deze privacyverklaring vermeld.

Vcare als verwerker
Vcare is geen ‘Verwerkingsverantwoordelijke’ in de zin van de AVG voor het verwerken van persoonsgegevens namens haar klanten (of ‘klant’ van de klant (hierna te noemen derden)). Dat is het geval bij haar zogenaamde add-on dienstverlening (zoals Operator, Callback, Video Connect e.d. ). Vcare is in dat geval, als SaaS-leverancier, een ‘Verwerker’ in de zin van de AVG.

Vcare is nimmer verantwoordelijk voor de gegevensverwerking van de inhoud van de boodschap. Vcare verwijst de betrokkenen naar de privacyverklaring van haar klanten. Vcare levert daarnaast zelf geen telefoniediensten voor mobiel en vast en is tussenpersoon. Voor gegevensverwerkingen verwijst Vcare naar de privacyverklaringen van Odido en KPN

Hoe gebruiken wij jouw persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Uitvoering dienstverlening:
Uitvoering van onze VoIP dienstverlening en add-on diensten vanaf binnenkomst op het Vcare netwerk en de logging daarvan en de volgende add-on diensten [Softphone, Mobile Connect, Web Call, Fax Service). De verwerking van deze persoonsgegevens is noodzakelijk om onze dienstverlening te kunnen uitvoeren en de gemaakte afspraken te na te komen. Daarnaast verwerken wij persoonsgegevens van klanten ten behoeve van facturatie en klantenadministratie.

Hiervoor verwerken wij: Voor- & Achternaam, Adres, Postcode, Woonplaats, (Mobiel) Telefoonnummer, E-mailadres, Geslacht, Werkgever(s), Bankrekeningnummer, Financiële transacties, IP Adres, Logfiles.

We baseren het gebruik van je persoonsgegevens in dit kader van op de volgende rechtsgronden:
• Overeenkomst/Contract: Voor het aangaan en uitvoeren van een overeenkomst;
• Wettelijke plicht: Voor de naleving van wettelijke plichten, bijvoorbeeld wettelijke bewaartermijnen voor belastingdoeleinden;
• Gerechtvaardigd belang: Voor het beheren van onze relaties en contracten, het afhandelen van verzoeken, klachten, waarschuwingen en geschillen en voor het bepalen, uitoefenen en verdedigen van onze rechten en rechtsvorderingen.

Leveranciers en samenwerkingspartners:
Wij verwerken ook gegevens van onze leveranciers en samenwerkingspartners. Deze gegevens gebruiken we voor het aangaan en uitvoeren van ons contract en het beheren van onze betalingen, relaties en contracten. Als je onze contactpersoon bent bij een leverancier of samenwerkingspartner, dan slaan we je contactgegevens op en houden we bij voor welke partij je werkt. Deze gegevens gebruiken we om je te contacteren over onze samenwerking.

Hiervoor verwerken wij: Voor- & Achternaam, Adres, Postcode, Woonplaats, (Mobiel) Telefoonnummer, E-mailadres, Geslacht, Werkgever(s), Bankrekeningnummer, Financiële transacties.

We baseren het gebruik van je persoonsgegevens in dit kader van op de volgende rechtsgronden:
• Overeenkomst/Contract: Voor het aangaan en uitvoeren van een overeenkomst;
• Wettelijke plicht: Voor de naleving van wettelijke plichten, bijvoorbeeld wettelijke bewaartermijnen voor belastingdoeleinden;
• Gerechtvaardigd belang: Voor het beheren van onze relaties en contracten, het afhandelen van verzoeken, klachten, waarschuwingen en geschillen en voor het bepalen, uitoefenen en verdedigen van onze rechten en rechtsvorderingen.

Sollicitanten:
Van sollicitanten verwerken wij persoonsgegevens die zij zelf hebben verstrekt nadat zij contact hebben opgenomen met als doel de geschiktheid van de sollicitant te beoordelen en om contact te onderhouden.

Hiervoor verwerken wij: Voor- & Achternaam, Adres, Postcode, Woonplaats, (Mobiel) Telefoonnummer, E-mailadres, Geslacht, Geboortedatum, Werkgever(s), CV, Sollicitatie.

We baseren het gebruik van je persoonsgegevens in dit kader van op de volgende rechtsgrond:
• Gerechtvaardigd belang: we gebruikenjouw persoonsgegevens om de geschiktheid voor (openstaande) functies te beoordelen en contact tijdens de sollicitatieprocedure te onderhouden.

Website:
De exploitatie van onze website

Hiervoor verwerken wij: Voor- & Achternaam, Adres, Postcode, Woonplaats, (Mobiel) Telefoonnummer, E-mailadres, Werkgever(s), IP Adres.

We baseren het gebruik van je persoonsgegevens in dit kader van op de volgende rechtsgronden:
• Toestemming: We gebruiken je persoonsgegevens om je commerciële berichten te sturen in beginsel alleen als je ons daarvoor toestemming hebt gegeven.
• Gerechtvaardigd belang: Als je klant bent, gebruiken we je persoonsgegevens op grond van ons gerechtvaardigd belang voor het analyseren van het bereik en effectiviteit van onze communicatie baseren wij op deze grondslag.

Direct marketing:
Daarnaast verwerken wij gegevens voor het toezenden van een nieuwsbrief en of reclamefolder voor waarvoor je jezelf op elk gewenst moment kunt uitschrijven. We sturen je alleen een nieuwsbrief als jij je daarvoor hebt ingeschreven of als je een bestaande klant bent . Als je ons daarvoor toestemming geeft, kunnen we je ook aanbiedingen van derde partijen sturen.

Hiervoor verwerken wij: Voor- & Achternaam, Adres, Postcode, Woonplaats, (Mobiel) Telefoonnummer, E-mailadres, Werkgever(s).

We baseren het gebruik van je persoonsgegevens in dit kader van op de volgende rechtsgronden:
• Toestemming: We gebruiken je persoonsgegevens om je commerciële berichten te sturen in beginsel alleen als je ons daarvoor toestemming hebt gegeven.
• Gerechtvaardigd belang: Als je klant bent, gebruiken we je persoonsgegevens op grond van ons gerechtvaardigd belang dat is gelegen in direct marketing. Ook het analyseren van het bereik en effectiviteit van onze communicatie baseren wij op deze grondslag.

Cookies:
Wij verwerken persoonsgegevens voor het aanbieden, onderhouden en verbeteren van onze websites en apps. Daarvoor verzamelen we bij een bezoek aan onze websites/apps jouw IP-adres, informatie over je internetbrowser, eventuele taalinstellingen en informatie over de instellingen van het besturingssysteem van de computer of het mobiele toestel waarmee je ons bezoekt.

Wij verzamelen daarnaast statistische gegevens over het gebruik van onze websites en/of apps om ons aanbod, onze websites en apps (en bijbehorende technologieën) te analyseren, te onderhouden, te beveiligen, fouten op te lossen en te optimaliseren. Door middel van cookies kunnen wij bijvoorbeeld bepaalde informatie verzamelen voor het samenstellen van statistieken om onze diensten en de effectiviteit van content en advertenties te optimaliseren. Wij maken hiervoor op onze websites en apps gebruik van cookies en vergelijkbare technieken. Ook gebruiken we cookies zodat je informatie kunt delen op sociale media. Sommige cookies plaatsen we altijd (functioneel en soms ook analytisch) en andere alleen na toestemming. Meer specifieke informatie over de cookies en soortgelijke technologieën die hierbij worden gebruikt, vind je in onze Cookiestatement onderaan deze pagina.

We baseren het gebruik van je persoonsgegevens in dit kader van op de volgende rechtsgronden:
• Toestemming: Wij verwerken in sommige gevallen je persoonsgegevens alleen als je via de cookie banner toestemming hebt gegeven voor bepaalde cookies die die gegevens verzamelen.
• Gerechtvaardigd belang: Sommige cookies mogen wij ook plaatsen op grond van ons gerechtvaardigd belang zonder daarvoor eerst toestemming te vragen. Dit belang bestaat dan uit het verzamelen van statistieken om de effectiviteit van onze diensten en advertenties te meten. Het gaat om cookies die weinig tot geen impact hebben op jouw privacy. In de cookie banner vind je terug wat de toepasselijke rechtsgrond is voor cookies.

Bewaartermijnen:
De bewaartermijnen zijn vastgesteld op basis van de wet- en regelgeving. Vcare bewaart de persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor we de persoonsgegevens verwerken. Hoe lang dat is, is afhankelijk van het doel waarvoor je gegevens worden verwerkt. Vcare hanteert de volgende bewaartermijnen voor de volgende categorieën betrokkenen en persoonsgegevens:
• Klanten; persoonsgegevens tot 30 dagen na einde klantrelatie en financiële gegevens tot 7 jaar na einde klantrelatie.
• Leveranciers; tot 30 dagen na einde leveranciersrelatie en financiële gegevens tot 7 jaar na einde leveranciersrelatie.
• Sollicitanten; 4 weken tot 1 jaar (met toestemming) na beëindiging sollicitatieprocedure.

Uitzondering: kortere bewaartermijn. Als u bepaalde privacyrechten uitoefent kan het zijn dat wij persoonsgegevens eerder verwijderen of juist langer bewaren dan de algemene regel is op basis van het beleid. Zie voor meer informatie daarover het `hoofdstuk hieronder getiteld “Mijn Privacyrechten”

Uitzondering: langere bewaartermijn. In bepaalde situaties verwerken wij persoonsgegevens langer dan noodzakelijk voor het doel van de verwerking. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer wij persoonsgegevens langer moeten verwerken:

• Bewaarplicht. Om te voldoen aan een minimale bewaartermijn of andere wettelijke verplichting die op ons rust op basis van EU-recht of het recht van een EU-lidstaat;
• Procedure. Persoonsgegevens nodig zijn in het kader van een juridische procedure; of
• Vrijheid van meningsuiting. Wanneer verdere verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is voor het uitoefenen van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie.

Delen van persoonsgegevens met derden:
Wij kunnen uw persoonsgegevens verstrekken aan andere partijen. Dit zal altijd plaatsvinden in overeenstemming met deze Privacyverklaring en met de toepasselijke wet- en regelgeving. Vcare verstrekt alleen gegevens aan derden indien dit noodzakelijk is voor onder meer de uitvoering van de overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Wij kunnen uw persoonsgegevens op need-to-know-basis delen met de onderstaande partijen. “Need-to-know” houdt daarbij in dat een partij alleen toegang krijgt tot persoonsgegevens als en voor zover dat noodzakelijk is voor de werkzaamheden die deze partij uitvoert.

• Dienstverleners of onderaannemers: Daartoe geautoriseerde personen die werkzaam zijn bij dienstverleners of onderaannemers van Vcare en die zijn betrokken bij de betreffende verwerkingsactiviteit. Denk onder meer aan dienstverleners, zoals hosting- en clouddiensten, het ERP-systeem en andere samenwerkingspartners.
• Alarmcentrale hulpdiensten: Bij het bellen naar het alarmnummer 112 vanaf je eigen (mobiele) telefoonnummer worden de volgende gegevens, je telefoonnummer en locatie altijd meegezonden, ook als je nummerweergave hebt laten blokkeren. Dat is wettelijk verplicht. Deze gegevens zijn niet voor Vcare inzichtelijk, maar kunnen bij de lijnprovider (zoals maar niet beperkt tot KPN, Odido, Vodafone) worden opgevraagd.
• Externe adviseurs: Daartoe geautoriseerde personen die werkzaam zijn bij partijen in de private sector met wie wij mogelijk bepaalde persoonsgegevens delen, zoals externe adviseurs (o.a. fiscaal & juridisch), ondersteunde dienstverleners voor het versturen van marketingberichten en optimaliseren van de website of dienstverleners voor werving, het genereren van leads en/of andere marketingdoeleinden (zoals aanbieders van social media platforms). Sommige van de hiervoor genoemde partijen maken gebruik van cookies en/of vergelijkbare technieken. Meer informatie over het gebruik van cookies is te vinden in onze Cookiestatement onderaan deze pagina.
• Bevoegde overheidsinstanties: Denk onder meer aan rechtbanken, politie, wetshandhavingsinstanties. Wij geven mogelijk informatie over onze Websitebezoekers vrij, inclusief het IP-adres, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, op verzoek van overheidsinstellingen die een onderzoek uitvoeren of om de naleving van het beleid inzake de Website en de toepasselijke wetgeving te controleren of af te dwingen. Wij kunnen dergelijke gebruikersinformatie ook vrijgeven wanneer wij van mening zijn dat vrijgave noodzakelijk is ter bescherming van de rechten, eigendommen of veiligheid van Vcare, of een van onze respectieve partners, klanten of anderen.
• Geaggregeerde informatie: Wij kunnen ook geaggregeerde gebruikersstatistieken moet niet direct identificeerbare informatie vrijgeven aan derden voor diverse doeleinden, waaronder het beschrijven van onze diensten aan potentiële partners en andere derden.
We kiezen ervoor om categorieën ontvangers te benoemen in plaats van individuele bedrijfsnamen om te voorkomen dat deze Privacyverklaring vaak moet worden aangepast. Neem voor meer informatie over onze specifieke ontvangers van persoonsgegevens contact met ons op.

Internationale doorgifte
Indien Vcare gebruik maakt van een subverwerker die gevestigd is in een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) en het land van vestiging van de subverwerker geen adequaat beschermingsniveau biedt in de zin van artikel 45, sub 1, AVG, dan zorgt Vcare ervoor dat de betreffende subverwerker alleen persoonsgegevens ontvangt als voorzien is in een passende waarborg als bedoeld in artikel 46, sub 2, AVG.

In bepaalde situaties kunnen wij ons ook beroepen op de uitzonderingen van artikel 49 GDPR om de gegevensoverdracht te legitimeren. Dit betekent dat wij je persoonsgegevens kunnen doorgeven: (i) met je uitdrukkelijke toestemming, (ii) indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst die met je is gesloten of in jouw belang is gesloten, of (iii) indien dit noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Ten slotte kunnen wij in bijzondere gevallen ook persoonsgegevens doorgeven indien de gegevensoverdracht noodzakelijk is voor onze dwingende gerechtvaardigde belangen die niet ondergeschikt zijn aan jouw belangen of rechten en vrijheden.

Je kunt contact met ons opnemen als je aanvullende informatie wenst over de manier waarop wij doorgifte van je persoonsgegevens naar landen buiten de EER legitimeren.

Mijn privacyrechten
Op basis van de AVG heb je diverse privacyrechten. In hoeverre je deze rechten kunt uitoefenen, kan afhangen van de omstandigheden van de verwerking. Hieronder hebben wij een overzicht van jouw privacyrechten onder de AVG opgenomen.

• Het recht om je toestemming in te trekken. Voor zover onze verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op jouw (uitdrukkelijke) toestemming, kun je die toestemming op elk moment weer intrekken via de contactgegevens in deze privacyverklaring. Het intrekken van jouw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking voordat je je toestemming introk. Het gevolg van het intrekken van jouw toestemming is dat Vcare deze persoonsgegevens niet meer zal verwerken voor het doel waarvoor je toestemming verleende. Wel kan het zo zijn dat wij de persoonsgegevens nog voor een ander doel blijft verwerken, zoals voor de uitvoering van een overeenkomst met jou of om te voldoen aan een minimale bewaartermijn. Indien dat het geval is, word je daarover geïnformeerd.
• Recht van inzage. Je hebt het recht om inzage te krijgen in de manier waarop wij je persoonsgegevens verwerken. Je hebt daarmee recht op een kopie van de persoonsgegevens (dat is niet noodzakelijkerwijs een kopie van de stukken waarin deze persoonsgegevens zijn opgenomen). Daarnaast zullen wij nadere informatie aan jou verstrekken over de manier waarop wij je persoonsgegevens verwerken. Denk bijvoorbeeld aan de doeleinden waarvoor wij je persoonsgegevens verwerken, hoe wij hier aan komen, en met wie wij deze delen.
• Recht op rectificatie. Het recht op rectificatie houdt in dat je er onder omstandigheden recht op hebt dat wij jouw persoonsgegevens wijzigen of aanvullen. Je hebt dit recht wanneer wij persoonsgegevens over jou verwerken die: (i) feitelijk onjuist zijn; (ii) onvolledig zijn of niet ter zake doen voor het doel waarvoor ze zijn verzameld; of (iii) op een andere manier in strijd met een toepasselijke wet worden gebruikt.
• Recht op gegevenswissing. Onder omstandigheden heb je er recht op dat wij persoonsgegevens die wij over jou verwerken wissen. Dit stelt jou in staat ons te vragen persoonsgegevens te wissen of te verwijderen onder andere wanneer (i) de persoonsgegevens niet langer nodig zijn, (ii) je je toestemming hebt ingetrokken, (iii) je bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerkingsactiviteiten, (iv) de persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt, of (v) de persoonsgegevens moeten worden gewist op grond van een wettelijke verplichting.
• Recht van bezwaar. Je hebt het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens wanneer wij ons beroepen op een gerechtvaardigd belang als verwerkingsgrond. Wij zullen de verwerking dan stilleggen en beëindigen, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking hebben die zwaarder wegen dan jouw belangen, rechten en vrijheden of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Indien dit het geval is, zullen wij jou hierover informeren.
• Recht op beperking van de verwerking. Het recht op beperking van verwerking houdt in dat wij op jouw verzoek persoonsgegevens blijft opslaan, maar er in beginsel niets meer mee mag doen. Dit recht heb je kort gezegd wanneer wij geen rechtsgrond (meer) hebben voor de verwerking van jouw persoonsgegevens of wanneer deze ter discussie staat.
• Recht op overdraagbaarheid van de gegevens. Je hebt het recht te verzoeken om overdracht van jouw persoonsgegevens aan jou of aan een derde (recht op gegevensoverdraagbaarheid). Wij zullen jou, of een dergelijke derde partij, jouw persoonsgegevens verstrekken in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm. Wij wijzen je erop dat dit recht alleen van toepassing is als het gaat om een verwerking die door ons met geautomatiseerde middelen wordt verricht, en alleen als onze rechtsgrond voor de betreffende verwerking (i) jouw toestemming of (ii) de uitvoering van een overeenkomst waarbij je partij bent is.
• Recht m.b.t. geautomatiseerde besluitvorming. Je hebt het recht om niet te worden onderworpen aan een besluit dat uitsluitend op geautomatiseerde verwerking is gebaseerd en dat jou in aanzienlijke mate treft. Bij de verwerking van je persoonsgegevens maken wij geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming.

Rechten uitoefenen. Als je gebruik wil maken van je rechten als betrokkene, kun je contact met ons opnemen via de contactgegevens die zijn opgenomen in deze privacyverklaring. Specificeer in je verzoek welk recht je wilt uitoefenen. Indien verzoeken kennelijk ongegrond of buitensporig zijn, met name vanwege het repetitieve karakter, zullen wij je een redelijke vergoeding in rekening brengen of weigeren aan het verzoek gevolg te geven. Wij kunnen daarnaast om aanvullende informatie vragen om ons te helpen jouw identiteit te bevestigen voordat wij verder reageren op jouw privacyverzoek.

Bevestiging van je identiteit. Wij kunnen je om aanvullende informatie vragen om ons te helpen je identiteit te bevestigen voordat wij verder reageren op je privacy verzoek.

Behandeling van je verzoek. Na ontvangst van je verzoek, sturen wij een bevestigingsbericht om je e-mailadres te verifiëren. We zullen jou zonder onnodige vertraging en in principe binnen een maand na ontvangst van het verzoek informatie verstrekken over het gevolg dat aan jouw verzoek wordt gegeven. Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek en van het aantal verzoeken, kan deze termijn met nog eens twee maanden worden verlengd. Wij zullen je binnen een maand na ontvangst van het verzoek op de hoogte stellen van een dergelijke verlenging. De toepasselijke privacywetgeving kan ons toestaan of verplichten om jouw verzoek te weigeren. Indien wij niet aan jouw verzoek kunnen voldoen, zullen wij je de redenen daarvoor meedelen. Verzoeken worden bewaard voor de periode van vijf jaar nadat het verzoek is afgehandeld. Bijlagen bij verzoeken worden zes maanden na afhandeling van het verzoek verwijderd.

Vragen of klachten op het gebied van privacy kun je stellen via e-mail. Indien je vragen hebt over ons privacybeleid, jouw persoonsgegevens of als je een klacht wilt indienen met betrekking tot de verwerking van jouw gegevens, dan kun je ook contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming (FG) van Vcare via privacy@vcareconnect.nl

Wanneer je niet tevreden bent over de wijze waarop wij omgaan met (een klacht over) de verwerking van jouw persoonsgegevens, heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wij zouden het echter op prijs stellen om je bezwaren zelf op te lossen voordat je de toezichthoudende autoriteit benadert, dus neem alstublieft eerst contact met ons op.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen:
Vcare neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Vcare is ISO 27001 en NEN 7510 gecertificeerd. Gegevens zijn op verschillende plaatsen opgeslagen waarbij verschillende mensen voor verschillende onderdelen alleen de benodigde autorisaties krijgen. Gegevens zijn zoveel mogelijk beveiligd en versleuteld opgeslagen binnen de mogelijkheden van techniek en kosten.
Als je de indruk hebt dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met de Functionaris Gegevensbescherming (FG) van Vcare via privacy@vcareconnect.nl.

Contactgegevens:

Vcare Connect B.V.
Kennispark Twente
T.a.v. Functionaris Gegevensbescherming
Pantheon 2
7521PR Enschede
www.vcareconnect.nl
088 – 4 800 900
privacy@vcareconnect.nl

Verklaring toepasselijkheid NEN 7510

Verklaring toepasselijkheid ISO 27001

Wijzigingen in ons privacy beleid
Vcare heeft het recht om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Het verdient aanbeveling om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat je van deze wijzigingen op de hoogte bent. Als we grote en/of belangrijke wijzigingen aanbrengen, zullen we je daarvan op de hoogte stellen.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 08-12-2023

Cookiestatement